• assure l'accueil physique, téléphonique et numérique ;
• fournit une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes ;
• se charge de répondre aux demandes ponctuelles par courriel ;
• participe à la mise en œuvre du programme du COP 2024-2028.
Gérer le secrétariat :
• rédige et prépare les envois de courriers sur l’outil de Gestion Électronique de Courrier, des ordre du jour, des compte rendus de réunion, des formulaires administratifs ;
• gère le courrier « Arrivée et Départ » (réceptionne, enregistre, diffuse et classe le courrier attribué aux services ;
• met en forme et valorise les supports écrits techniques (ex : avis techniques – stratégie police) ;
• l’agent est en charge de l’archivage des données des services
Assurer la logistique:
• gère la planification collective, les agendas, les déplacements et l’organisation des réunions de services PT et PAT, du Conseil Scientifique et du Conseil économique et Social de l’établissement ;
• prépare et organise les réunions en extérieur des agents du Pôle et du service.
Assurer le suivi budgétaire :
• saisit les engagements juridiques et les constations de service fait sur le système informatique et financier (SIF) ;
• participe au suivi du budget ;
• participe au suivi des procédures de marchés publics ;
• participe au suivi des dossiers de demande de fonds européens ;
• participe au suivi des contrats de prestation et conventions et des procédures.
A la demande de son manager, l’agent peut être amené à effectuer toute autre tâche, nécessaire et compatible avec ses fonctions, relevant du service.
L’agent suit avec sa hiérarchie les conventions et contrats de prestation de service gérés par le Pôle et le service Patrimoines. Il participe à l’élaboration et la mise en œuvre des procédures d’organisation des missions internes.
